Digitale werkmappen
Veel van ons werk behandelen, bewerken en bewaren we digitaal. We hebben de beschikking over een digitale werkmap en kunnen ook in de digitale verwerking gebruik maken van allerhande apparatuur die ons ter beschikking staat, zoals bijvoorbeeld digiborden en kopieermachines. We beschouwen deze ‘aan een persoon gerelateerde’ digitale werkmappen als persoonlijk.
Wanneer u een benoeming krijgt op een andere werkplek of indien u onze organisatie verlaat, betekent dit ook iets voor deze digitale werkomgeving.
We willen u daarom wijzen op het volgende:
- Indien u een benoeming krijgt op een andere werkplek binnen onze organisatie, blijft uw persoonlijke digitale werkmap op de server bestaan. Deze verandert niet en kunt u gewoon blijven gebruiken. Hij ‘verhuist’ als het ware mee met u. Dit is NIET het geval voor andere werkmappen die u heeft binnen de werkomgeving, zoals bijvoorbeeld op de kopieermachine. Dit soort werkmappen worden door de systeembeheerders verwijderd, ongeacht de inhoud. U dient er dus zelf zorg voor te dragen dat deze map leeg is gemaakt en/of de belangrijke documenten hieruit worden veiliggesteld.
- Indien u niet meer werkzaam zult zijn binnen onze organisatie zullen al uw digitale werkmappen verwijderd worden, ongeacht de inhoud. Ook in dit geval dient u er dus zelf zorg voor te dragen dat deze mappen leeg zijn gemaakt.
Is het gebruik van Dropbox wel veilig m.b.t. werk-gerelateerde documenten en persoonsgegevens?
Het antwoord op deze vraag is nee.
De AVG is een knelpunt bij gratis diensten zoals Dropbox. Deze zijn namelijk van origine alleen bedoeld voor persoonlijk gebruik. Jij mag dat gratis gebruiken voor je persoonlijke bestanden. En daar is de AVG helemaal niet van toepassing.
Het is dan ook niet mogelijk om bij gratis gebruik een verwerkersovereenkomst af te sluiten. En dat is bij zakelijk gebruik wel verplicht om te doen. Bedrijven als Dropbox, en bijvoorbeeld ook Google en WeTransfer hebben daar geen boodschap aan. We zijn deze diensten naast persoonlijk gebruik ook gaan gebruiken voor ‘zakelijke’ doeleinden. Met de komst van de AVG is dat gebruik eigenlijk niet meer mogelijk.
Er kleeft nog een andere nee aan het gebruik van Dropbox m.b.t. werk-gerelateerde documenten en persoonsgegevens. Door de wijze waarop Dropbox werkt, komen vergissingen helaas wel eens voor. Het is te gemakkelijk om in verkenner een mapje verkeerd te slepen of per ongeluk de verkeerde map met anderen te delen. Dit is helaas al eens voorgevallen, waarbij persoonsgegevens van leerlingen met een verkeerde groep zijn gedeeld.