In de gang bij de ingang van de school hangt een scherm met de verjaardagen van de kinderen. Mag dat wel?
Deze vraag hangt nauw samen met vragen als: “Mag de namenlijst nog wel bij de deur hangen i.v.m. ontruimingsrichtlijnen”. “Mag de naam van een kind gekoppeld aan een allergie wel gecommuniceerd worden”.
In het algemeen geldt: Conform de privacywetgeving is het niet toegestaan dat gegevens worden bekeken, opgeslagen, verwerkt of gerapporteerd (e.e.a. in de ruimste zijn van het woord), voor zover die naar individuele personen kunnen leiden.
Bij bovenstaande vragen dien je dus in het achterhoofd te houden of de gegevens die je laat zien, herleidbaar zijn naar de kinderen. Je kunt dus niet voor- en achternaam laten zien en de groep waarin een leerling zit, in combinatie met de verjaardag. Je kunt bijvoorbeeld wel de voornaam laten zien met daarbij de felicitaties.
Hetzelfde geldt voor de namenlijst bij de deur. Meestal werden daar de klassenlijsten voor gebruikt, met NAW-gegevens erop. Dat kan dus niet meer. Of de namenlijst zit in de klassenmap of ligt in een afgesloten kast en pak je eruit bij een ontruiming. Of je zorgt voor digitale toegang via het LVS naar de namenlijst.
Over een allergie van een kind communiceren is een ander verhaal. Na toestemming van de ouders/verzorgers mag je dat zeker communiceren. Dan gaat het belang van de gezondheid voor op de privacy van de betrokkene.
Moet ieder jaar door ouders/verzorgers de toestemming worden getekend met betrekking tot het gebruik van beeldmateriaal?
Ja, ouders/verzorgers moeten ieder jaar het toestemmingsformulier tekenen.
Het formulier mag getekend worden door één van de ouders. Ze hoeven dus niet allebei te tekenen. Voor het gebruik van het leerlingvolgsysteem hoeft niet apart ieder jaar toestemming te worden gevraagd. Bij de aanmelding worden die gegevens opgevraagd en zetten ouders een handtekening op het aanmeldingsformulier. In onze privacystatement staat beschreven waarom wij bepaalde persoonsgegevens vragen/bewaren en bewerken. Ouders/verzorgers kunnen deze privacystatement vinden op onze website.
Wat wordt bedoeld met een afgesloten kast?
In onze leerling- en kindvolgsystemen slaan we digitaal alles op. Dat is de meest veilige wijze van het bewaren van persoonsgegevens. Wanneer je toch gevoelige gegevens op papier hebt, laat deze dan niet op je bureau of anderszins in het zicht liggen. Bewaar gevoelige gegevens in een afgesloten kast. Dit hoeft niet persé een kast te zijn met een slot. Het gaat erom dat je dit soort papieren niet in een open kast neerlegt, zodat toch nog iedereen die langskomt zomaar een blik op deze gegevens kan laten vallen.
Wanneer er kasten zijn met sloten verdient het natuurlijk de aanbeveling om in die kast gevoelige gegevens te bewaren. Verder adviseren we lokalen en andere ruimten waar persoonsgegevens bewaard worden, voor zover als mogelijk, af te sluiten bij afwezigheid.
Waar moeten we op letten bij het verwerken van gegevens in het leerling- of kindvolgsysteem?
U mag alleen gegevens van kinderen en ouders/verzorgers verwerken als dat noodzakelijk is voor het doel. De gegevens die u verwerkt moeten juist zijn en de beveiliging van en de toegang tot het systeem moet goed zijn geregeld. Dit houdt bijvoorbeeld in dat er niet meer mensen toegang mogen hebben tot de persoonsgegevens van kinderen dan noodzakelijk is voor het doel.
U brengt met behulp van een leerling- of kindvolgsysteem de leerprestaties en/of ontwikkeling van uw leerlingen/kinderen systematisch in beeld. Ook andere gegevens, zoals verzuimgegevens en gezondheidsgegevens, kunnen in het volgsysteem zijn opgenomen. Gelet op de aard van de persoonsgegevens in een volgsysteem en het feit dat kinderen extra kwetsbaar zijn, moeten we als onderwijs- en opvangorganisatie dus zorgvuldig omgaan met de privacy bij het gebruik van de leerling- of kindvolgsystemen.
Hoe lang moet en/of mag ik een leerling- of kinddossier bewaren?
Ook voor het leerling- of kinddossier geldt dat u alleen gegevens mag verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor het doel en dat de gegevens die u verwerkt juist moeten zijn. U dient de be- veiliging van en de toegang tot leerling- of kinddossiers goed te regelen. De regels voor bewaartermijnen die onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) golden, zijn niet veranderd onder de AVG. Dat betekent dat u als school of opvanglocatie het leerling- of kinddossier 2 jaar mag bewaren nadat de leerling van school is gegaan of geen gebruik meer maakt van de opvang.
Soms geldt binnen het onderwijs een langere bewaartermijn. Bijvoorbeeld: In het primair en voortgezet onderwijs geldt dat u gegevens over verzuim en afwezigheid en in- en uitschrijving 5 jaar moet bewaren nadat de leerling is uitgeschreven. Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen, moet u als school 3 jaar na het vertrek van de leerling bewaren.
Adresgegevens voor schoolreünie
U mag als school adresgegevens van oud-leerlingen bewaren voor het organiseren van reünies. Let er wel op dat u hiervoor eerst toestemming vraagt aan de oud-leerlingen en u de gegevens dan alleen voor dat doel mag gebruiken.
Mag u als school of opvanglocatie beeldmateriaal van kinderen publiceren?
Ja, maar er gelden wel regels.
U heeft de toestemming van ouders nodig voor het publiceren van beeldmateriaal van kinderen. Voor het voortgezet onderwijs geldt dit ook, maar dienen leerlingen ouder dan 16 jaar zelf toestemming te geven. Daarnaast moet u het beeldmateriaal goed beveiligen.
U moet kunnen aantonen dat u toestemming heeft. En dat u maatregelen heeft genomen om het beeldmateriaal te beschermen. Alle scholen en opvanglocaties van LPS hebben omtrent het gebruik van beeldmateriaal informatie en voorbeeldbrieven ontvangen voor het vragen van toestemming.